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「下記」と「以下」の使い分け方
2017-12-20
「下記」と「以下」、ビジネスメールではどちらを使えばいいですか？という質問を受けたことがあります。
「下記」も「以下」も会社関係の書類やメールでよく使われている言葉です。
意味を調べてみると「下記」は、ある文章のあとに書き記すことや、書き記した文章そのものを指します。
対して「以下」は、これから後に述べることを指します。
辞書によっては「以下」とは「下記」のこととしているものもあり、意味はほぼ同じといえそうです。
しかし「以下」にはこれ以外の意味もあります。ひとつは「１万円以下は切り捨て」のように、数量・程度がある基準を含み、それよりも下であることという意味。
もうひとつは「社長以下の役員全員」のように、代表として挙げる語をはじめとして、それに類するもの全部を指すという意味です。
そうしてみると下にくる文章を指す場合には、それ以外に複数の意味を持つ「以下」よりも「あとに書き記す文章」という意味のみを持つ「下記」を使う方がしっくりくるかもしれません。
「記書き」についても触れておきましょう。
「記書き」とは「記」で始まり「以上」で終わるビジネス文書に特有の表記で、本文とは別に内容を箇条書きにして簡潔に分かりやすくまとめた書式を指します。
通知の文書などによく使われていますね。
極端にいえば、メールはこの「記書き」部分を簡潔にまとめ直したものと考えてよいでしょう。
「拝啓～」などで始まる儀礼的な前文を省き、用件のみを伝えることができるのがメールの利点です。
メール文を作成するときは「記書き」を書く要領、つまり箇条書きにして要点をまとめる習慣をつけておくと短時間で的確に処理できるようになります。
まとめ方のポイントは、５Ｗ１Ｈを基本に「日時」「場所」「対象」「実施項目」「目的」「方法」、場合によっては「費用」などを順に整理して挙げていきます。
ビジネスメールを書く場合は、この「記書き」を書くように文を構成すると、要点が絞られた的確で簡潔な内容にまとまります。
