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2019-01-18

ビジネスで多用されている報告提案の解り易さの優劣は、上司や顧客とのコミュ二ケーションに影響し、業務の成果や進捗に大きな差を与えます。

◆ 報告・提案文書の上手な作成方法

[構成]

原則として要点をＡ４１枚に、次の構成で書く（詳細なデータ等は別紙で添付）

①目的を書く。

②次に結論を書く

③理由・根拠を書く。

[表現の方法]

①論理的に表現する。

②「高次報告・提案文」を使う。（注１）

③「５Ｗ２Ｈ」を記述する。（注２）

（注１）「高次報告提案文」とは「固有名詞・数詞を中心として構成される表現で、相手にとって解り易い特徴があります。

その反対概念は「低次報告提案文」で、普通名詞・形容詩を中心として表現され、相手の解釈を生み、誤解や曖昧な印象を与え易いものになります。

これを例示して比較しますと、次の通りです。

「高次報告提案文」

Ａ商品の東京都における平成29年度販売実績数は78,000個です。

購買顧客数で39,000人、一人当たり平均2個を購買しています。

顧客の65％が「使い易い」と利便性を評価し、25％は〇〇の改良を求めています。

「低次報告提案文」

Ａ商品の東京都における平成29年度販売実績は大変好調です。

顧客は複数購買しています。

多くの顧客は利便性を評価し、一部の顧客は改良を求めています。

（注２）「５Ｗ２Ｈ」：解り易さのためにはこれらの要素を満すことが望ましいので、作成した文書をチェックするのに用いましょう。

WHY（何故）
WHO（誰が、誰に）
WHAT（何を）
WHEN（いつ）
WHERE（どこで）
HOW（どのように）
HOW MUCH（どのくらい、いくらで）

以上の事項は口頭報告でも同様です。

対象地域