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敬称の二重使用や付け忘れはありませんか?
2019-07-10
メールで用いる敬称には「様」「殿」「先生」「氏」などがありますが、ビジネスメールでは「様」が一般的です。
公的な手紙も「様」は失礼にあたりません。
「先生」は主に教職の人に使う敬称です。「先生」自体が敬称ですので、くれぐれも「先生様」と重ねて使わないように気を付けましょう。
○○局長、△△教授など、官名や職名を氏名の下につけて敬称として用います。
ところで「御中」の使い分けはできていますか?
担当者名が分からない場合やはっきりしない場合に官庁、会社、団体宛てに送る際に使う敬称が「御中」です。
「株式会社○○○ 御中」「株式会社○○○総務部 御中」といった具合に用います。
一方、担当者の個人名が分かっている場合は「株式会社○○○総務部 山本太郎様」とします。
宛先の個人名が分かっているのに「株式会社○○○御中 山本太郎様」のように「御中」と「様」を併用しないように注意しましょう。
丁寧そうに見えるからと社名に「御中」さらに名前に「様」とすると敬称を二重に使うことになります。
担当者の個人名が分からない場合「株式会社○○○総務部 ご担当者様」という書き方もあります。
しかし「ご担当者各位様」という書き方は誤りです。
「各位」も「様」も敬称なので使うならどちらかひとつです。
では、はがきや手紙の宛名で使う場合の注意点も紹介しましょう。
応募などの宛先が「○○係」の場合も団体を指すので「御中」を忘れずに添えて「採用係御中」のように書きます。
「採用係」のみで送るのは「御中知らず」といってNGです。封書やはがきの宛名に「行」「宛」とすでに書いてある場合は、それを二重線で消して「御中」や「様」と書いて送付します。
その際の「御中」「様」の位置は、二重線を引いた「行」「宛」の下に続けるのではなく、縦書きの場合は消した字の左、横書きの場合は消した字の下に書きます。
「総務部宛にメール(資料)を送ってください」という場合、「総務部 宛」とそのまま書いてメールや郵送しないよう気を付けましょう。